Karta paliwowa w przedsiębiorstwie

Autor: Łukasz Wrzosek, menedżer floty,  2024-04-12

Firmowa flota, która posiada kilka samochodów zawsze boryka się z problemem ich tankowania. Jak to robić ? Zapłata za gotówkę na stacji ? Większy zbiornik na bazie firmy ? Czy może dogadanie się z konkretną, prywatną stacją i płacenie w formie przelewowej? Zawsze jednak powstanie problem jeżeli nasze pojazdy jeżdżą w różnych regionach Polski 
i najzwyczajniej nie jesteśmy zrealizować zakupu paliwa na przelew czy też mieć kilka baz przedsiębiorstwa. Gotówka też przysparza sporo problemów z racji mnóstwa pojedynczych faktur na tankowanie naszej floty.

Istnieje jednak rozwiązanie, które ułatwia nie tylko tankowanie, ale także kontrolowanie ilości litrów, wydatków i terminów zapłaty.

Karta paliwowa to dzisiaj jedno z narzędzi, które ułatwia nam zarządzanie flotą samochodową w firmie. Na czym polega?  Otóż podpisujemy umowę z jedną z sieci stacji dostępnej w Polsce np. Orlen, BP, Shell, czy Moya i dzięki temu zyskujemy dostęp do całej sieci wybranego operatora. Otrzymujemy dostęp do platformy, na której zamawiamy karty do pojazdów, kolejno wydajemy je użytkownikom i system działa. Platforma daje nam wiele możliwości, sprawdzamy czy wszystkie karty są aktywne, możemy dodawać lub usuwać usługi dodatkowe na karty takie jak np. myjnia, parking, płyny eksploatacyjne czy też autostrady. Mamy możliwość wglądu do pełnej specyfikacji dokonanych transakcji przez naszych użytkowników wraz z podziałem na pojazdy. Dzięki temu jesteśmy w stanie łatwo zsumować koszty na danym samochodzie. Widzimy kiedy i gdzie zostały dokonane tankowania. Możemy też ustalić, 
że tankujemy tylko od poniedziałku do piątku czyli blokujemy tzw. tankowania weekendowe.

Jak wybrać operatora do naszych kart i na co zwrócić uwagę?

Każda firma jest inna i ma własne potrzeby oraz zróżnicowany tabor. Ma swoją politykę 
i specyfikę działania. Należy też wziąć pod uwagę, gdzie jeździmy i jaki rodzaj paliwa u nas przeważa. Musimy też podać ilość naszej floty, a także zsumować miesięczne zapotrzebowanie w litrach z podziałem na poszczególne paliwa. Dzięki temu jesteśmy w stanie wynegocjować 
z dostawcą zadowalające nas warunki. Przed wyborem należy też sprawdzić dostępność stacji bo może się okazać, że różnica w rabacie dla nas będzie nieduża natomiast dostępność stacji zbyt mało satysfakcjonująca i spotkamy się z problemem zatankowania pojazdu tam, gdzie akurat sytuacja będzie tego wymagać. Ważną rzeczą też jest to, aby podpisać umowę bezpośrednio z dostawcą paliwa, a nie z pośrednikiem, gdyż chodzi o potencjalne rozliczenia Vatu – kto ma go odliczyć, a w przypadku pośrednika może to budzić wątpliwości. Ustalamy kredyt kupiecki tak, aby pokrywał nam zapotrzebowanie i gwarantował faktury z odroczonym terminem. Rozliczenia odbywają się co 2 tygodnie, od 1go do 15go oraz od 16go do 30go dnia miesiąca, licząc od daty sprzedaży. Termin płatności jaki z reguły otrzymujemy to 14 dni. Im więcej tankowanych litrów tym większy potencjalny rabat możemy uzyskać, zatem warto się starać. Nie zapominajmy o negocjowaniu również rabatu na usługi dodatkowe.

Podsumowując karta ułatwia nam kontrolowanie tankowań, a także zapewnia usługi dodatkowe, dzięki którym mamy wszystko na jednej fakturze z odroczonym terminem płatności.  Sprawnie zarządzamy paliwem oraz jego kosztami. Nowoczesne rozwiązanie, które ciągle ewoluuje jak wiemy Europa zmierza w kierunku elektromobilności, a dostawcy kart już pomału wdrażają nam taką usługę jak ładowanie pojazdu. Karta w najbliższym czasie zapewne  zmieni swoją nazwę i nie będzie to zwykła karta paliwowa, a karta mobilności dzięki której poradzimy sobie w każdej sytuacji.